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La selezione e la gestione del personale sono tra gli ambiti in cui le imprese usano più volentieri l’IA. Ci sono software che analizzano i curriculum e ordinano i candidati, colloqui video valutati automaticamente, chatbot per i primi contatti, strumenti che assegnano turni, misurano la produttività o suggeriscono promozioni. Sono anche tra gli ambiti più regolati: AI Act, GDPR, Statuto dei lavoratori, norme contro le discriminazioni e legge italiana sull’IA si sovrappongono. Ecco le domande da porsi prima di adottare uno di questi strumenti.

1. Lo strumento è ad alto rischio?

L’AI Act considera ad alto rischio i sistemi destinati al reclutamento e alla selezione, cioè alla pubblicazione mirata di annunci, all’analisi e al filtro delle candidature e alla valutazione dei candidati. Considera ad alto rischio anche quelli usati per:

• le decisioni su condizioni di lavoro, promozioni e cessazioni;
• l’assegnazione di compiti in base al comportamento o alle caratteristiche personali;
• il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni.

Gran parte degli strumenti HR basati sull’IA rientra in queste categorie.

Domande da porsi:

• Lo strumento analizza, filtra o classifica candidati o lavoratori?
• Incide su assunzioni, promozioni, turni, valutazioni o licenziamenti?
• Il fornitore dichiara il sistema come ad alto rischio e ne documenta la conformità?

2. Lo strumento fa qualcosa di vietato?

Dal febbraio 2025 l’AI Act vieta i sistemi che riconoscono le emozioni delle persone sul luogo di lavoro, salvo ragioni mediche o di sicurezza. Secondo le linee guida della Commissione il divieto riguarda anche i candidati durante la selezione. Alcuni software di analisi dei colloqui video promettono di valutare entusiasmo, sincerità o stress dei candidati: sono strumenti da escludere.

Diverso è il caso degli strumenti che pretendono di valutare la personalità. Non sono vietati in quanto tali, ma rientrano nell’alto rischio e sollevano seri dubbi di affidabilità e di compatibilità con il GDPR.

Domande da porsi:

• Lo strumento deduce emozioni o stati d’animo da voce, volto o comportamento? Se sì, è vietato.
• Pretende di valutare tratti della personalità? Se sì, va esaminato con molta cautela.

3. Quali obblighi abbiamo come utilizzatori?

Il datore di lavoro che usa un sistema ad alto rischio è deployer. Tra l’altro deve:

• usarlo secondo le istruzioni del fornitore;
• affidare la supervisione a persone competenti e con autorità sufficiente;
• monitorarne il funzionamento;
• conservare i log per almeno sei mesi;
• prima di metterlo in uso sul luogo di lavoro, informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori interessati.

Dopo l’AI Omnibus questi obblighi si applicheranno dal 2 dicembre 2027. Conviene però prepararsi fin da ora, anche perché le norme italiane citate sotto sono già in vigore.

Domande da porsi:

• Chi in azienda supervisiona lo strumento e ha il potere di discostarsi dai suoi risultati?
• Abbiamo ricevuto istruzioni d’uso chiare dal fornitore?
• Come informeremo rappresentanti dei lavoratori e dipendenti?

4. Rispettiamo gli obblighi informativi italiani?

In Italia gli obblighi informativi esistono già. Il cosiddetto Decreto Trasparenza (d.lgs. 104/2022) ha introdotto l’art. 1-bis del d.lgs. 152/1997. Questo impone al datore di lavoro di informare i lavoratori e le rappresentanze sindacali quando utilizza sistemi decisionali o di monitoraggio integralmente automatizzati, rilevanti per l’assunzione, la gestione o la cessazione del rapporto, spiegando come funzionano. Il riferimento ai sistemi «integralmente» automatizzati è stato introdotto dal d.l. 48/2023. La legge 132/2025 ribadisce l’obbligo di informare i lavoratori sull’uso dell’IA. Per i candidati restano comunque le informative previste dal GDPR.

Domande da porsi:

• Abbiamo aggiornato le informative ai lavoratori e ai candidati?
• Siamo in grado di spiegare in modo comprensibile quali dati usa il sistema e come incide sulle decisioni?

5. Lo strumento controlla i lavoratori?

Se lo strumento consente di monitorare l’attività dei dipendenti, si applica l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori. Gli strumenti da cui deriva anche la possibilità di controllo a distanza richiedono, salvo eccezioni, un accordo sindacale o un’autorizzazione dell’Ispettorato nazionale del lavoro. L’art. 8 dello Statuto vieta inoltre di indagare sulle opinioni del lavoratore e su fatti non rilevanti ai fini della valutazione professionale.

Domande da porsi:

• Lo strumento raccoglie dati sull’attività dei lavoratori che potrebbero servire a controllarli?
• Abbiamo l’accordo sindacale o l’autorizzazione necessari?

6. Il sistema può discriminare?

I sistemi addestrati su dati storici possono riprodurre le discriminazioni del passato, per genere, età, origine o disabilità. In Italia, il 31 dicembre 2020, il Tribunale di Bologna ha ritenuto discriminatorio il sistema con cui Deliveroo assegnava le fasce di lavoro ai rider, perché penalizzava allo stesso modo chi si assentava per motivi futili e chi scioperava o era malato. Il datore di lavoro risponde della discriminazione anche quando deriva da uno strumento acquistato da terzi.

Domande da porsi:

• Il fornitore ha testato il sistema per individuare distorsioni? Con quali risultati?
• Monitoriamo i risultati per gruppi di candidati o lavoratori?
• Esiste una procedura per chi contesta una decisione?

7. Le decisioni sono davvero umane?

L’art. 22 GDPR riconosce il diritto a non essere sottoposti a decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato che producano effetti significativi. Nella sentenza SCHUFA (C-634/21, 2023) la Corte di giustizia lo ha interpretato come un divieto di principio. Scartare automaticamente i candidati sulla base di un punteggio può quindi rientrare in questo divieto.

Una supervisione umana solo formale non basta: chi decide deve avere competenze, tempo e potere per discostarsi dal risultato. Inoltre l’art. 86 dell’AI Act riconosce a chi è oggetto di una decisione basata su un sistema ad alto rischio il diritto di ottenere una spiegazione del ruolo che il sistema ha avuto.

Domande da porsi:

• Qualche candidato viene escluso senza che una persona abbia esaminato la sua candidatura?
• Chi decide può davvero ignorare il punteggio del sistema?
• Serve una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati? Nella maggior parte dei casi sì.

8. Cosa dice il contratto con il fornitore?

Il datore di lavoro dipende dal fornitore per documentazione, istruzioni, dati di addestramento e test.

Domande da porsi:

• Il contratto garantisce l’accesso alla documentazione, ai log e ai risultati dei test sui bias?
• Il fornitore si impegna ad avvisarci degli aggiornamenti del sistema?
• Chi risponde se il sistema discrimina o viola il GDPR?

Da dove partire

Il primo passo è un inventario degli strumenti usati da HR, compresi quelli integrati nelle piattaforme di recruiting e nei software gestionali. Per ciascuno vanno verificati la classificazione, le informative, l’eventuale accordo sindacale, la valutazione d’impatto e il contratto.

Le piattaforme di lavoro digitali, come quelle di consegna o di trasporto, devono considerare anche la direttiva (UE) 2024/2831 sul lavoro tramite piattaforme digitali. La direttiva disciplina specificamente la gestione algoritmica e va recepita entro il 2 dicembre 2026.

La domanda da porsi non è «l’IA ci fa risparmiare tempo nella selezione?», ma «possiamo spiegare a un candidato escluso, a un sindacato o a un giudice come è stata presa la decisione?».

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