L’AI Act non riguarda solo chi sviluppa intelligenza artificiale. Riguarda ogni impresa che la usa: per rispondere ai clienti con un chatbot, selezionare candidati, valutare il merito creditizio, generare testi e immagini per il marketing o costruire servizi sui modelli di grandi fornitori.

Alcuni obblighi si applicano già:

dal febbraio 2025, i divieti delle pratiche inaccettabili e l’obbligo di alfabetizzazione del personale, riscritto dall’AI Omnibus nel luglio 2026;
dall’agosto 2025, gli obblighi per i fornitori di modelli di IA per uso generale;
dal 2 agosto 2026, gli obblighi di trasparenza.

Dal 2 dicembre 2026 si aggiungono due nuovi divieti. Gli obblighi per i sistemi ad alto rischio sono stati rinviati dall’AI Omnibus: si applicheranno dal 2 dicembre 2027 per i sistemi dell’Allegato III e dal 2 agosto 2028 per quelli integrati in prodotti regolati (Allegato I). Richiedono comunque una preparazione che non si improvvisa.

In Italia si aggiunge la legge 23 settembre 2025, n. 132. La legge ha designato AgID e l’Agenzia per la cybersicurezza nazionale come autorità per l’IA e ha introdotto obblighi specifici, per esempio di informazione verso i lavoratori e verso i clienti dei professionisti.

Questa guida raccoglie le domande che ogni impresa dovrebbe porsi e le azioni concrete da mettere in campo.

1. Sapete quali sistemi di IA usate?

È la domanda da cui dipende tutto il resto. L’IA entra in azienda da molte porte:

strumenti acquistati consapevolmente;
funzionalità aggiunte con gli aggiornamenti di software già in uso;
applicazioni adottate da singoli reparti;
strumenti gratuiti usati dai dipendenti.

Senza un inventario non è possibile sapere quali obblighi si applicano.

Cosa fare:

incrociate tre fonti: l’elenco dei contratti software, un breve questionario alle funzioni aziendali (HR, marketing, vendite, assistenza clienti, amministrazione) e un sondaggio sull’uso degli strumenti di IA generativa da parte dei dipendenti;
chiedete ai principali fornitori se i loro prodotti contengono funzionalità di IA e su quali modelli si basano;
per ogni sistema annotate finalità, persone coinvolte, dati trattati, grado di automazione e referente interno.

2. Che ruolo avete per ciascun sistema?

L’AI Act distingue tra due ruoli:

il fornitore, che sviluppa un sistema o lo immette sul mercato con il proprio nome;
il deployer, che lo utilizza nella propria attività professionale.

Nella maggior parte dei casi l’impresa è deployer, ma non sempre. Chi costruisce un assistente per i clienti su un modello di terzi e lo offre con il proprio marchio può diventarne fornitore, con obblighi molto più ampi.

Cosa fare:

stabilite il ruolo sistema per sistema e annotatelo nell’inventario;
verificate con attenzione i casi in cui personalizzate o modificate sistemi di terzi.

3. Come classificate i sistemi?

Una volta mappati, i sistemi vanno classificati secondo i livelli di rischio dell’AI Act.

Cosa fare:

pratiche vietate: verificate che nessun sistema rientri nei divieti già in vigore, come le tecniche manipolative, il social scoring o il riconoscimento delle emozioni sul luogo di lavoro. Dal 2 dicembre 2026 sono vietati anche i sistemi usati per generare immagini intime non consensuali o materiale pedopornografico;
alto rischio: individuate i sistemi usati in ambiti come selezione e gestione del personale, merito creditizio, polizze vita e salute, istruzione, infrastrutture critiche. Se ritenete che un sistema in questi ambiti non sia ad alto rischio perché svolge compiti solo preparatori, documentate la valutazione;
trasparenza: segnalate chatbot, sistemi che generano contenuti e deepfake;
modelli per uso generale: annotate su quali modelli si basano i vostri sistemi;
date: per ogni obbligo annotate la data da cui si applica, tenendo conto delle modifiche dell’AI Omnibus.

4. Il personale è formato?

Dal febbraio 2025 fornitori e deployer devono occuparsi dell’alfabetizzazione in materia di IA del personale che utilizza i sistemi. Con l’AI Omnibus, dal 27 luglio 2026, l’obbligo è diventato di mezzi: occorre adottare misure per sostenere lo sviluppo delle competenze, senza dover garantire un livello specifico per ogni persona.

Non serve quindi un corso universale, ma una formazione proporzionata a ruoli e rischi, e documentata.

Cosa fare:

definite un percorso di base per tutti e percorsi specifici per chi usa sistemi rilevanti;
includete regole pratiche: cosa si può inserire negli strumenti di IA, come verificare i risultati, quando coinvolgere un supervisore;
conservate traccia della formazione svolta.

5. Le persone sanno che parlano con un’IA?

Dal 2 agosto 2026 si applicano gli obblighi di trasparenza dell’art. 50:

chi fornisce chatbot deve far sapere alle persone che stanno interagendo con un sistema di IA;
chi pubblica deepfake deve dichiararlo;
chi pubblica testi generati dall’IA per informare il pubblico su questioni di interesse pubblico deve indicarlo, salvo che vi siano una revisione umana e una responsabilità editoriale;
i fornitori di strumenti generativi devono marcare i contenuti in modo leggibile dalle macchine. Per i sistemi già sul mercato c’è tempo fino al 2 dicembre 2026.

Le sanzioni arrivano fino a 15 milioni di euro o al 3% del fatturato mondiale. A giugno 2026 la Commissione ha pubblicato il Codice di buone pratiche sulla marcatura e l’etichettatura dei contenuti generati dall’IA. A luglio Commissione e AI Board l’hanno giudicato adeguato a dimostrare il rispetto di questi obblighi.

Cosa fare:

inserite un avviso chiaro all’inizio di ogni conversazione con chatbot e assistenti vocali;
etichettate i contenuti realistici generati o manipolati usati nel marketing;
per newsletter, report e articoli, assicurate una revisione umana documentata;
chiedete ai fornitori degli strumenti generativi se i contenuti vengono marcati e verificate che i vostri processi non eliminino le marcature;
valutate l’adesione al Codice di buone pratiche, o almeno l’allineamento alle sue misure.

6. Usate modelli di grandi fornitori?

Molti servizi si basano su modelli di IA per uso generale forniti da terzi. Dal 2 agosto 2026 la Commissione può sanzionare i fornitori che non rispettano i loro obblighi:

documentazione tecnica;
informazioni a chi integra il modello;
policy sul diritto d’autore;
sintesi dei dati di addestramento.

Il Codice di buone pratiche per i modelli di IA per uso generale traduce questi obblighi in impegni concreti.

Cosa fare:

chiedete al fornitore la documentazione destinata a chi integra il modello (il Model Documentation Form previsto dal Codice);
verificate capacità, limiti e usi vietati del modello, soprattutto se lo usate in ambiti sensibili;
chiedete la policy sul diritto d’autore e le misure contro la riproduzione di contenuti protetti;
informatevi su sicurezza, gestione degli incidenti e uso dei dati inviati tramite API;
controllate se il fornitore ha aderito al Codice.

7. I contratti con i fornitori di IA vi tutelano?

Chi usa un sistema di IA dipende dal fornitore per documentazione, log, istruzioni e aggiornamenti. Le clausole contrattuali tipo europee per l’acquisto di IA (MCC-AI), aggiornate il 5 marzo 2025, offrono un modello utile anche per le imprese private. Esistono in due versioni: una per i sistemi ad alto rischio e una semplificata per gli altri. Non coprono però protezione dei dati, proprietà intellettuale e responsabilità, che vanno disciplinate a parte.

Cosa fare:

per i sistemi ad alto rischio, allegate ai contratti le clausole MCC-AI adattate;
prevedete clausole su: dati personali e uso dei vostri dati per l’addestramento, proprietà intellettuale e manleve, responsabilità, preavviso sugli aggiornamenti, restituzione di dati e log al termine del contratto;
rinegoziate al primo rinnovo utile i contratti firmati prima dell’AI Act.

8. Sapete cosa fare se qualcosa va storto?

L’art. 73 dell’AI Act impone ai fornitori di sistemi ad alto rischio di segnalare gli incidenti gravi alle autorità entro termini brevissimi:

15 giorni in generale;
10 giorni in caso di morte;
2 giorni in caso di violazioni diffuse o gravi interruzioni di infrastrutture critiche.

Secondo la bozza di linee guida della Commissione basta un nesso causale anche indiretto. Tra gli incidenti gravi rientrano anche le violazioni dei diritti fondamentali, come una selezione discriminatoria. I deployer devono avvisare subito il fornitore e, se non riescono a raggiungerlo, segnalare direttamente.

L’obbligo si applicherà insieme agli obblighi per l’alto rischio, da dicembre 2027 e da agosto 2028, ma la procedura conviene costruirla ora.

Cosa fare:

estendete le procedure già esistenti per data breach e incidenti di sicurezza, aggiungendo i criteri e i termini dell’art. 73;
individuate un piccolo gruppo multidisciplinare incaricato di valutare le segnalazioni;
prevedete la conservazione immediata di log, versioni e dati, perché il sistema non va modificato prima di aver informato l’autorità;
inserite nei contratti obblighi reciproci di segnalazione tra fornitore e deployer;
simulate periodicamente la procedura.

9. Rispettate gli obblighi italiani?

La legge 132/2025 aggiunge alcune regole nazionali:

i datori di lavoro devono informare i lavoratori sull’utilizzo di sistemi di IA;
i professionisti intellettuali devono comunicare ai clienti se usano sistemi di IA nella prestazione;
la legge ha anche introdotto il reato di illecita diffusione di contenuti generati o alterati con l’IA.

Cosa fare:

aggiornate le informative ai dipendenti sugli strumenti di IA usati nell’organizzazione del lavoro;
se svolgete attività professionali, aggiornate lettere di incarico e informative ai clienti;
coordinate queste misure con gli obblighi del GDPR e dello Statuto dei lavoratori.

Da dove partire

Il percorso più efficace segue un ordine preciso:

inventario e classificazione;
formazione;
obblighi già applicabili: trasparenza, nuovi divieti e informazioni dai fornitori di modelli;
preparazione per i sistemi ad alto rischio: contratti, supervisione umana, log, procedura per gli incidenti.

Una regola vale per tutto: ogni decisione va documentata, perché la conformità all’AI Act, prima ancora che rispettata, deve poter essere dimostrata.

La domanda da porsi non è “usiamo l’IA?”: quasi certamente sì. È piuttosto: sappiamo dove la usiamo, con quali regole e come dimostrarlo?

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